Van onderbuikgevoel naar betrouwbare data: hoe Delphinium-Zorg capaciteitsmanagement implementeerde met Ximius 

 

Vanaf 2023 is in het projectkader van ZorgConnect (Zuid-Limburg) een regionaal project Capaciteitsmanagement van start gegaan. Vijf verschillende organisaties hebben de kans gekregen om met de hulp van Ximius capaciteitsmanagement te implementeren binnen de organisatie. Een van deze organisaties is Delphinium-Zorg, deze zorgorganisatie is gelegen in het zuiden van Limburg. De zorgorganisatie beschikt over drie kleinschalige woon/zorg voorzieningen, binnen de locaties kan zowel somatische als psycho-geriatrische zorg geleverd worden aan de bewoners. 

Onder de hoofddoelstelling m.b.t. het implementeren van capaciteitsmanagement zijn binnen het project verschillende thema’s gehanteerd. Een aantal van deze thema’s waren: 

• Opstellen van objectieve normen om de benodigde inzet per ZZP-profiel per week te bepalen. 
• Opstellen van een formatieberekening o.b.v. de opgestelde cliëntnormen. 
• Metingen uitvoeren m.b.t. activiteiten per zorgfunctionaris. 
• Herontwerpen van de dienstroosters. 
• Introduceren van methodieken m.b.t. evaluatie en continue verbetering. 
• Introduceren digitale ondersteuning m.b.v. Cato en dashboarding. 

Dankzij het project is de organisatie nu zelf in staat om effectief de kloof tussen zorgvraag en zorgaanbod te overbruggen. De overstap maken van onderbuikgevoel naar objectieve stuurinformatie is hierin de hoofdboodschap geweest. Dit is bereikt door de zorgvraag met behulp van de cliëntactiviteitprofielen vast te leggen en te kwantificeren. Anderzijds hebben er ook activiteitmetingen van de medewerkers plaatsgevonden om de huidige werkwijze in kaart te brengen. Het betrekken van het zorgpersoneel bij het proces is volgens ons hierin een vereiste om tot een juiste en effectieve capaciteitssturing te komen. Om dit te bereiken zijn de resultaten uit deze methodieken teruggekoppeld aan het zorgteam. Met hebben er veel interactieve sessies met het zorgteam plaatsgevonden om ook de zorgmedewerker aan het woord te laten en de inzichten uit de analyses en resultaten te onderbouwen met hun professionele ervaringen.

Als laatste heeft het includeren van een regionaal component binnen het project geleid tot meerdere regionale sessies gedurende het project. Hierin waren verschillende, aan dit project deelnemende, zorgorganisaties aanwezig om ervaringen en kennis te delen binnen de regio. De organisaties hebben aangegeven dat het delen van kennis is de regio een grote meerwaarde met zich mee heeft gebracht.

Op het moment van schrijven ligt zit het project in de fase van het borgen van kennis en kunde op de pilootlocatie. Hiervoor zijn digitale hulpmiddelen ingericht om de organisatie in staat te stellen om in de toekomst in controle te blijven. Onze softwareomgeving Cato zal Delphinium van dienst zijn om te ondersteunen bij capaciteitsmanagement. 

De ervaringen van de organisatie: 

In 2023 zijn we als organisatie aangesloten bij het project capaciteitsmanagement. In alle eerlijkheid moet worden gezegd dat we kritisch waren bij de start. Welk systeem kan immers daadwerkelijk inzicht bieden in de zorgvraag en het benodigde personeel? Er was steeds de neiging om nieuwe obstakels te zien. Dankzij het geduld, de expertise en de professionaliteit van het projectteam van Ximius zijn we echter tot het inzicht gekomen dat capaciteitsmanagement veel meerwaarde met zich mee gaat brengen. Zeker in de huidige (en toekomstige) tijd van schaarste is het eigenlijk ondenkbaar om dit niet te integreren in een organisatie.  

Stap voor stap zijn we meegenomen in het proces. We zijn begonnen met het meten van de activiteiten van de medewerkers, wat ons veel inzicht gaf in hoe hun tijd werd besteed. Zo zagen we bijvoorbeeld dat er veel tijd verloren ging aan loopafstanden. Dit bood direct aanleiding om te onderzoeken of we de werkprocessen konden aanpassen om deze tijd te verminderen. Door procesaanpassingen door te voeren, hebben we dit effectief kunnen reduceren. 

De volgende stap was het in kaart brengen van de zorgvraag. Voor elke cliënt werd een cliëntactiviteitenprofiel opgesteld. Met de combinatie van indicatie en zorgplan konden we goed inzicht krijgen in de exacte zorgvraag. Op deze manier werd helder of we over voldoende zorgverleners beschikten om aan deze vraag te voldoen. 

Vervolgens hebben we een dienstevaluatie uitgevoerd, met als doel te onderzoeken hoe de medewerkers hun werkdag ervaren. In de zorg wordt vaak over werkdruk gesproken, zonder dit concreet te maken. Nu konden medewerkers dit wel concreet benoemen. Bijzonder was dat zij altijd aangaven dat maandag de drukste dag van de week was, terwijl na de dienstevaluatie bleek dat dit eigenlijk woensdag was. Dit bevestigde dat een gevoel niet altijd klopt; concrete gegevens kunnen leiden tot constructieve oplossingen. 

Binnen het team heeft capaciteitsmanagement ook voldoende aandacht gekregen, zowel tijdens verdiepingssessies als teamoverleggen. Medewerkers hebben het gevoel dat ze betrokken zijn en invloed kunnen uitoefenen op hun directe werk. En terecht: zij weten immers het beste hoe hun werk georganiseerd kan worden. 

Zoals eerder aangegeven, hebben we veel geleerd van dit project. Nu we worden ondersteund door een dashboard, hebben we continu zicht op onze capaciteit. Het dashboard is gekoppeld aan ons ECD en roostersysteem, waardoor handmatige gegevensverzameling niet meer nodig is. We hebben ook geleerd dat in tegenstelling tot wat we eerst dachten, cliëntprofielen standaard ingevuld kunnen worden, waarbij een onderscheid mogelijk is tussen VV05 laag, midden en hoog. Door deze standaardisatie kunnen we eenvoudig inspelen op nieuwe cliënten of veranderingen in de zorgvraag. 

Voor een zorgorganisatie biedt het systeem helderheid over de capaciteit. Gezien de schaarste op de arbeidsmarkt, is het plaatsen van functies in Cato een manier om kostbare professionals in te zetten voor hun vak, terwijl andere taken steeds vaker kunnen worden overgedragen aan vrijwilligers, mantelzorgers of medewerkers zonder zorgdiploma, met behoud van kwaliteit en veiligheid. Het is belangrijk om medewerkers de ruimte te geven om mee te denken over hun werkproces; zij ervaren het als positief dat hun signalen serieus worden genomen. Voor management en bestuur is het waardevol om via het dashboard te kunnen sturen op efficiënte personeelsinzet. 

“Van onderbuikgevoel naar betrouwbare gegevens om het zorgproces volledig te kunnen organiseren.”  

Lees meer over de methodieken, resultaten en ervaringen van Delphinium-Zorg in ons uitgebreide artikel. Klik hier

Gepubliceerd op 25/11/2024  Neem contact op