Slimmer werken met Zorg van Morgen bij Patyna

Binnen Patyna loopt sinds enige tijd het project ‘Zorg van Morgen’. Het traject is gestart vanuit de visie om slimmer te werken met behoud van kwaliteit. In een interview delen Inje Huizinga en Diana Hooghiemster-Nederlof, coördinatoren van het project en betrokken bij de uitvoering op meerdere locaties, hun ervaringen, inzichten en lessen tot nu toe.

Van visie naar praktijk: waarom Zorg van Morgen?
De aanleiding voor Zorg van Morgen ligt in een groeiende uitdaging die veel zorgorganisaties herkennen: oplopende werkdruk, moeilijk vulbare vacatures en het afschalen van de inzet van ZZP’ers. Patyna wilde hier proactief mee aan de slag. De visie was duidelijk: slimmer werken, zonder concessies te doen aan de kwaliteit van zorg, en tegelijkertijd zorgen voor een prettige en duurzame werkomgeving.

Centraal stond de vraag: hoe krijgen we de capaciteit weer op orde? Patyna zocht onder meer in datagedreven werken, ondersteund door CATO, dat inzicht geeft in personeelsinzet, zorgvraag en tijdsbesteding.

Daarbij vond een belangrijke verschuiving in denken plaats. De focus lag voorheen vooral op optimale zorg voor de cliënt. Binnen Zorg van Morgen kwam er meer aandacht voor de rol en het perspectief van medewerkers.

“Hoe houden we de medewerkers tevreden, zonder de cliënten uit het oog te verliezen.” – Diana

Een groeiend project met organisatiebrede impact
Zorg van Morgen startte op drie locaties en is inmiddels uitgebreid naar zes locaties binnen Patyna. Inmiddels betrekt Patyna, naast de intramurale zorg, ook de GGZ en thuiszorg bij het project.

Met behulp van CATO werkt Patyna toe naar een organisatiebrede inzetnorm op basis van de vraag naar werk. Daarnaast voert de organisatie activiteitenmetingen, dienstevaluaties en knel- en verbeterpuntensessies uit om inzichten vanuit verschillende perspectieven te verzamelen.

Het project raakt verschillende lagen van de organisatie. Diana en Inje leggen uit dat het projectteam faciliteert en analyseert, teamleiders en locatieverpleegkundigen de leiding nemen op de werkvloer, en medewerkers van alle niveaus actief betrokken worden bij de uitvoering. Daarnaast spelen kartrekkers binnen het managementteam een belangrijke rol bij het borgen van acties met Patyna-brede impact.

“Als het Patyna breed geregeld moet worden, dan kunnen ze [kartrekkers van het managementteam] ons helpen om een lans te breken en gas te geven.” – Inje

Activiteitenmetingen als bron van inzicht
Activiteitenmetingen vormen een belangrijk onderdeel van Zorg van Morgen. Deze metingen maken inzichtelijk wat de tijdverdeling van de medewerkers tijdens een dienst is. Naast dat de projectgroep enthousiast was over de activiteitenmetingen, wekte het ook de interesse van het innovatieteam van Patyna.

“Ieder datagedreven figuur wordt daar blij van.” – Diana

De activiteitenmetingen leverden meer op dan alleen inzichten. Teams gingen ook direct aan de slag met oplossingen voor knelpunten.

Zo bleek uit metingen op één locatie dat medewerkers bijna een kwart van hun dienst kwijt waren aan lopen. Analyse liet zien dat de medicatie-uitgifte inefficiënt was ingericht. De medicatie lag op slaapkamers, terwijl cliënten zich in de woonkamer bevonden. Een relatief eenvoudige oplossing, medicijnkastjes in de woonkamers, zorgde direct voor tijdswinst.

“De metingen geven ook prachtige inzichten en creëren daarmee ook draagvlak.” – Inje

De kracht van data
Een terugkerend thema binnen het project is de vraag hoeveel data voldoende is. Volgens Inje ontstaat hierin een spanningsveld: data van meerdere locaties helpt om patronen te herkennen en te vergelijken, terwijl locatie specifieke data nodig blijft om het juiste gesprek te voeren.

“Juist dat gesprek over wat er gebeurt op een afdeling of een locatie op basis van de data die bij de locatie hoort, is wel heel waardevol om draagvlak te creëren en om inzicht te creëren om tot actie over te gaan.”

Van locatiespecifieke naar organisatiebrede inzichten
Het project levert niet alleen waardevolle inzichten op voor individuele locaties, maar maakt ook organisatiebrede patronen zichtbaar. Op locatieniveau worden de resultaten besproken tijdens knel- en verbeterpuntensessies. Hierdoor krijgen teams inzicht in hun eigen werkwijze en vertalen zij de uitkomsten gezamenlijk naar concrete verbeteracties.

“Als je al die dingen [inzichten vanuit het project] bij elkaar zoekt en daarmee naar het team gaat, dan krijg je een heel mooi overleg.” – Inje

Daarnaast maken de inzichten uit CATO ook Patyna-brede patronen zichtbaar. Zo bleek uit analyses dat de grootste personeelsbehoefte niet lag bij verzorgenden IG, zoals vooraf werd verwacht, maar juist bij welzijnsmedewerkers. Deze inzichten helpen Patyna om onderbouwde keuzes te maken voor de toekomst.

Daarnaast kwam eigenaarschap naar voren als een belangrijk organisatiebreed thema. Volgens Diana en Inje kan de werkdruk van verzorgenden IG afnemen wanneer medewerkers binnen hun eigen rol meer verantwoordelijkheid nemen. Dat vraagt niet alleen om duidelijke afspraken, maar mogelijk ook om aanvullende scholing.

Praktische adviezen van Diana en Inje
Inje en Diana hebben duidelijke adviezen voor organisaties die aan de slag willen met capaciteitsmanagement.

• Heldere tijdlijn: Het werken met een heldere tijdlijn voor het project blijkt essentieel, waarbij ruimte in de planning wordt gecreëerd om vooruit te kunnen werken zonder verstoring van lopende roosters.
• Getrainde medewerkers voor metingen: Daarnaast helpt het om vooraf voldoende getrainde medewerkers voor metingen beschikbaar te hebben voor het uitvoeren van de activiteitenmetingen.

Zorg van Morgen en Reablement: twee perspectieven die elkaar versterken
Een volgende stap binnen Patyna is de verbinding tussen Zorg van Morgen en Reablement. Waar Zorg van Morgen zich richt op het optimaal organiseren van capaciteit en het ondersteunen van medewerkers, kijkt Reablement juist naar de mogelijkheden van de cliënt. De centrale vraag daarbij is: wat kan iemand zelf (weer) leren of herwinnen?

Volgens Inje sluiten beide trajecten naadloos op elkaar aan. Met scenario’s in CATO kan inzichtelijk worden gemaakt welke impact Reablement heeft op de zorgvraag en de benodigde personele inzet. Zo versterken beide projecten elkaar en ontstaat een integraal beeld van zowel het cliënt- als het medewerkersperspectief.

“Eigenlijk pak je het cliëntperspectief en het medewerkersperspectief met deze twee trajecten prachtig samen.”

Blik op de toekomst
Zorg van Morgen is geen afgerond project, maar een doorlopend proces. Inje verwoordt het treffend: “En ik denk dat we hier ook constant mee bezig zullen zijn, want de arbeidsmarkt veranderd en de cliëntenpopulatie veranderd.”

Capaciteitsmanagement wordt geborgd binnen de organisatie, hierdoor kan Patyna blijven meebewegen met de continue veranderingen.

Gepubliceerd op 9/7/2026